JAUNIEŠIEM
PIEAUGUŠAJIEM
DARBA MEKLĒTĀJIEM
 

Profesiju aprakstu katalogu izstrādi līdzfinansējis Eiropas Sociālais fonds.



ARHĪVISTS


Kods: 2621 01


Darba saturs:
Arhīvists var strādāt divās jomās: dokumentu pārvaldības uzraudzības jomā un arhīvu pārvaldībā.
Dokumentu pārvaldība ir organizācijas vadības atbildība par dokumentiem valsts, pašvaldību un privātajās organizācijās, iestādēs un uzņēmumos. Arhīvists uzrauga dokumentu pārvaldību organizācijās, ir konsultants un eksperts, pārbauda un pieprasa likumu un Ministru kabineta noteikumu ievērošanu dokumentu pārvaldībā, bet nesoda pārraugāmās institūcijas pārkāpumu gadījumos.
Arhīvistam, uzraugot dokumentu pārvaldību, jāizprot uzņēmuma vai iestādes darbība un uzdevumi –kādēļ šī institūcija radīta, kādas darbības tai uzdots veikt, kādi dokumenti veidojas pēc šo darbu un uzdevumu pildīšanas. Privātā uzņēmuma darbība un uzdevumi ir norādīti tā statūtos, valsts iestādes uzdevumi ir norādīti likumā vai iestādes nolikumā. Ievērojot savu darbu un uzdevumu sarakstu, iestāde vai uzņēmums izveido dokumentu klasifikācijas shēmu, kurā katram darbam un uzdevumam atbilst tam sagatavoto (vai saņemto) dokumentu saraksts. Ja ir kāds darbs, kas nav atrodams šai sarakstā, tas ir signāls uzņēmuma vadībai pārbaudīt, vai tas ir reāli veikts. Šai gadījumā arhīvists noskaidro, vai darbam atbilstīgie dokumenti tiek gatavoti, vai arī ierosina šo darbu nedarīt, ja tas netiek dokumentēts. Arhīvists sniedz metodisko palīdzību un konsultācijas uzraugāmajām institūcijām par dokumentu pārvaldību, palīdz izveidot un pārvaldīt dokumentu sistēmas, komplektēt tos, nodrošināt uzkrāto dokumentu saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu, konsultē par dokumentēšanas procesus reglamentējošo dokumentu (piemēram, klasifikatoru, lietu nomenklatūras, instrukciju) izstrādi.
Katra valsts arhīvu sistēmas arhīvista uzraudzībā ir noteikts iestāžu skaits (30-40 iestāžu). To dalījums galvenokārt veidots pēc nozaru principa, piemēram, Izglītības un zinātnes ministrija un iestādes, kas pakļautas šai ministrijai. Darbā ar savas pārraugāmās nozares iestādi arhīvists pastāvīgi seko pārmaiņām likumos un normatīvajos dokumentos (noteikumos, rīkojumos u.c.), seko iestādes darbības (uzdevumu, darbības virzienu) maiņām un vērtē, kādas būs pārmaiņas tās gatavotajos un uzglabātajos dokumentu veidos. Arhīvists pārbauda, kā iestāžu dokumenti ir parādīti to dokumentu sarakstā, ko sauc par nomenklatūru.
Jebkurš dokuments iekļaujas noteiktā nomenklatūras sadaļā un iziet „aktīvo” dzīves ciklu no uzrakstīšanas (vai saņemšanas) līdz izvērtēšanai. Pēc izvērtēšanas tam nosaka glabāšanas termiņu, kas ir saistīts ar dokumenta vērtību. Tā jāzina iestādes vai uzņēmuma lietvežiem, kancelejas darbiniekiem vai arhīva darbiniekiem, kuri dokumentu apraksta.
Visi dokumenti tiek aprakstīti, kas nozīmē to sistematizēšanu (grupēšanu, kārtošanu klasificējošā sistēmā). Tās principi ir noteikti starptautiskā arhivārā aprakstīšanas standartā, bet galvenās dokumentu sistematizēšanas prasības ir aprakstītas dažādos Latvijas Republikas Ministru kabineta noteikumos. Šīs prasības ir obligātas valsts un pašvaldību iestādēm un uzņēmumiem. Arī privātie uzņēmumi parasti atzīst to ērtību un izmanto savu dokumentu pārvaldīšanā.
Arhīvists uzrauga un konsultē organizācijas vai iestādes, kad tās sagatavo dokumentus (lietas) nodošanai glabāšanā arhīvā, lai tie būtu sakārtoti pēc arhīvu dokumentu pieņemšanas prasībām. Valsts arhīvi uzkrāj tikai tos dokumentus, kurus raksta valsts pārvalde. Valsts sistēmā rakstītie dokumenti tiek glabāti neierobežoti ilgu laiku, tāpēc pareiza vajadzīgo dokumentu atlase glabāšanai ir svarīga.
Valsts arhīva sistēmas darbinieks uz dokumentiem raugās no vēsturnieka un sociologa skatījuma, jo arhīva sūtība un misija ir dokumentēt savu laiku un laikabiedrus. No šodien uzglabāšanā nodotajiem dokumentiem nākotnes vēsturnieki un pētnieki spriedīs par mūsu sabiedrību. Tāpēc arhīvistam jābūt ar plašām zināšanām valsts sistēmā, tautsaimniecībā, zinātnē, izglītībā, kultūrā un tehnikā.
Arhīvu pārvaldība nozīmē dokumentu pieņemšanu, iekļaušanu arhīva uzziņas sistēmā un glabāšanu. Arhīvisti veido arhīva uzziņas sistēmu, kas informē klientus (pētniekus, lasītājus, iedzīvotājus), ka viņus interesējošie dokumenti atrodas tieši šajā arhīvā. Arhīva mājaslapā internetā var redzēt, kādas lietas par noteiktu tēmu atrodas tā glabāšanas fondos. Arhīvists dara darbu līdz valsts arhīva glabātavas slieksnim, jo tajā ar dokumentiem strādā citi darbinieki. Viņi apstrādā pieņemšanai atvestos dokumentus un iekļauj tos uzziņas sistēmā arhīva glabātavā.
Arhīvistam jāzina likumi, kas nosaka glabāto dokumentu pieejamību, jāzina arhīvā glabāto dokumentu izmantošanas kārtība. Valsts arhīviem likums nosaka, ka publiski pieejami ir visi glabājamie dokumenti, izņemot tos, kuriem likums nosaka ierobežotu pieejamību. Privātajos arhīvos glabātajiem dokumentiem pieejamību nosaka arhīva klients un publiska pieeja dokumentiem visbiežāk ir aizliegta.
Privātajā arhīvā prasības un darba organizācijas principi atšķiras no valsts arhīvu prasībām un principiem. Privātie arhīvi ir uzņēmumi, kas paši veido savas dokumentu glabātavas, iekārto tajās nepieciešamo aprīkojumu un nodrošina savus darbiniekus ar informācijas tehnoloģijām. Privātā arhīva arhīvista darba galvenais mērķis ir radīt ieguvumus klientam – padarīt viņa uzņēmumā dokumentu pārvaldību ērtāku, ekonomiskāku un racionālāku. Viņš klienta prasības dokumentu kārtošanā un uzturēšanā ieraksta vienošanās dokumentos (līgumā) par privātā arhīva pakalpojumu sniegšanu, pieņem dokumentus glabāšanā, nepieciešamības gadījumā sakārto tos, ievērojot katra klienta atšķirīgās vajadzības, un nodrošina viņam vajadzīgos arhīva pakalpojumus. Arhīvists privātajā arhīvā klienta uzdevumā dokumentus arī iznīcina, garantējot absolūtu iznīcināmo dokumentu satura konfidencialitāti. Privātais arhīvs patstāvīgi meklē klientus saviem pakalpojumiem, un tie pārsvarā ir privātie klienti, jo valsts iestāžu un uzņēmumu dokumenti obligāti jānodod valsts arhīvam.


Darbā pielietojamie instrumenti/aprīkojums:
Arhīvists savā darbā izmanto datoru un biroja tehniku, kā arī speciālās iekārtas dokumentu iznīcināšanai. Arhīvu uzraudzības darbi un ikdienas padarītie darbi tiek uzskaitīti speciālās datorprogrammās.


Darba apstākļi:
Arhīvists strādā biroja telpās viņam atbilstīgos darba vides apstākļos un ar interneta pieslēgumu. Darbadienas ilgums ir astoņas stundas bez virsstundu darba. Dokumentus glabāšanai parasti sagatavo birojā darba laikā. Dokumentu glabātavās ir īpašs temperatūras un mitruma režīms, kāds nepieciešams to ilgstošai saglabāšanai (piemēram, personu lietas, darba līgumi, algu izmaksas dokumenti tiek glabāti 75 gadus). Šajās glabātavās nevar strādāt cilvēki, kuriem ir alerģiska reakcija pret putekļiem. Arhīvistiem, kuri sadarbojas ar iestādēm, ir darba izbraukumi uz uzraudzībā esošām iestādēm savā pilsētā un tuvākajā reģionā. Komandējumi uz citām pilsētām ir reti.


Darba iespējas:
Arhīvists var strādāt valsts arhīvu sistēmā (apmēram 16-17 struktūru, tai skaitā valsts arhīvi un zonālie valsts arhīvi), lielas valsts vai pašvaldību iestādes arhīvā (piemēram, kādas ministrijas arhīvā), liela uzņēmuma arhīvā vai arī privātajos arhīvos.


Nepieciešamā izglītība:
Nepieciešams profesionālais grāds arhīvniecībā un arhīvista kvalifikācija vai augstākā izglītība vēsturē, socioloģijā vai citās līdzīgās specialitātēs. Studiju ilgums ir trīs līdz četri gadi. Personas ar augstāko izglītību citās jomās var studēt speciālā maģistra studiju programmā arhīvniecībā vai dokumentu un arhīvu pārvaldībā, kur studiju ilgums ir divi gadi.



Ko tu vari darīt jau šodien?:
Ja esi skolnieks, tad izmanto iespēju projektu nedēļā pieteikties darbam arhīvā, kur vari iepazīt galvenos arhīva darbības virzienus. Pavēro, vai tev patīk ievērot noteiktu kārtību savās lietās, rūpīgi sakārtot un pierakstīt, piemēram, savu mūzikas, DVD vai grāmatu kolekciju. Skolā īpašu uzmanību pievērs Latvijas un pasaules vēstures, informātikas un politikas, un tiesību apguvei.
Ja esi students, tad izvērtē, kurā arhīvista darbības virzienā tev vairāk patiktu strādāt – dokumentu pārvaldības uzraudzības jomā vai arhīvu pārvaldībā. Darbs dokumentu pārvaldības uzraudzības jomā prasa labas saskarsmes spējas, tādēļ izmanto iespējas studiju laikā vai ārpus tām pilnveidot savu prasmi uzklausīt un saprast, skaidri nodot informāciju, risināt strīdus situācijas. Darbs arhīvu pārvaldībā ir virzīts uz individuālu darbu ar dokumentiem, kur nozīmīgas būs labas IT tehnoloģiju izmantošanas prasmes. Vasaras brīvlaikā piesakies darbā kādas organizācijas lietvedībā un iepazīsties ar dokumentu kārtošanu tajā.
Ja vēlies apgūt šo profesiju papildus esošajai, tad izmanto iespēju mācīties kursos, kur iegūsi sertifikātu, vai studēt maģistra līmeņa studiju programmā arhīvniecībā. Apgūsti prasmi strādāt ar datoru, ja līdz šim tas nav bijis nepieciešams.
Valsts sektorā strādājošam arhīvistam jāpārzina valsts pārvaldes sistēmas pamati, jo dokumentu uzkrāšanas, izvērtēšanas, kārtošanas, aprakstīšanas un glabāšanas principi ir cieši saistīti ar valsts pārvaldes sistēmu, tādēļ izmanto interneta iespējas, lai padziļinātu savas zināšanas šajā jomā.
Arhīvista darbā svarīga ir laba atmiņa, spēja pamanīt detaļas, analizēt un sistematizēt lielu informācijas daudzumu, akurātums un pacietība.


Interešu joma(s): Humanitārās zinātnes


Radniecīgās profesijas:

GRĀMATVEDIS

VĒSTURNIEKS

BIBLIOTEKĀRS

ARHEOLOGS

Prasmju noteikšanas lapa

Profesijas piemērotību vari noteikt, ja izvērtē savu interešu, personības īpašību un prasmju atbilstību konkrētajai profesijai. Kvadrātiņos atzīmē savas intereses, raksturīgās īpašības un prasmes, ko esi apguvis vai vēlies apgūt.

Mani interesē:

precīzs darbs vēsture
rakstiska informācija, tās apstrāde pētniecisks darbs
darbs ar datoru un dokumentiem dokumentu aizsardzība
kolekcionēšana, sistematizēšana valsts pārvaldes sistēma, likumdošana

Man raksturīgas šādas īpašības:

apzinība precizitāte kritiskums
disciplinētība akurātums zinātkāre
rūpība neatlaidība intelektualitāte*
piesardzība konkrētība intraversija**
lietpratība analītiskums sistemātiskums***
savaldība izpildīgums atturība

*intelektualitāte – spēja izzināt un izskaidrot piedāvātos risinājumus, balstoties uz teorētiskām zināšanām

**intraversija – uz savu iekšējo pasauli vērsts personības tips, kuram raksturīga noslēgtība, distancēšanās no apkārtējiem, pakāpeniska attiecību veidošana ar cilvēkiem, dodot priekšroku šauram lokam paziņu un dziļām attiecībām

***sistemātiskums – spēja atkārtoti veikt kādas darbības plānā noteiktā secībā

Esmu apguvis vai vēlos apgūt šādas prasmes:

novērtēt, analizēt, sistematizēt un integrēt informāciju organizēt un veidot dokumentu uzziņu un uzskaites sistēmas
pamanīt detaļas novērtēt dokumentu bojājumus, veikt to aizsardzības pasākumus
lietot informācijas tehnoloģijas veikt zinātniski pētniecisku darbu
orientēties un izmantot tiesību aktus uzklausīt, saprast, skaidri nodot informāciju

AUTORIZĀCIJA

Lietotāja vārds

Parole


Lai izmantotu visas lapas iespējas,  reģistrējieties!

SEKO MUMS




Pēdējās izmaiņas veiktas 01.08.2019

Informācijas pārpublicēšanas gadījumā atsauce uz Nodarbinātības valsts aģentūru obligāta
© Nodarbinātības valsts aģentūra, 2005. Izstrādāts: CraftW
Nodarbinātības valsts aģentūra, K.Valdemāra iela 38, Rīga, LV-1010, t?lr.67021706, fakss 67021806, e-pasts: nva@nva.gov.lv
Jautājumi par mājas lapas saturu un tehnisko nodrošinājumu: webmaster@nva.gov.lv